公司秘书协助管理法定行政、纪录及申报。这是法律要求，并非一般办公室行政职位；董事仍须对公司管理及合规负责。
重点摘要
- 公司秘书工作属企业管治及合规，并非一般行政。
- 全年持续更新法定登记册及决议纪录。
- 在限期迫近前先处理公司变更。
- 委任前比较年费包括项目及个别交易收费。
公司秘书的角色
公司秘书协助保存法定纪录、准备管治文件及提交所需表格；董事仍负责公司管理及确保合规。
此职位不等同私人助理或行政秘书，重点是公司的法律及法定行政。
每年主要责任
恒常工作包括更新登记册、协助周年申报、记录董事或股东决定，以及监察需要通知的变更。
税务、会计、审计及商业登记续期与公司管理相关，但不一定包括在秘书服务内。
处理公司变更
董事、股东、注册地址、公司名称、股本或章程变动均需正确批准、记录及申报。
应在交易前通知公司秘书，避免事后补文件令合约、内部纪录及公开资料不一致。
| 责任 | 良好支援应做到 |
|---|---|
| 周年申报 | 提早核对资料及准备提交 |
| 登记册 | 持续更新董事、股东及其他法定纪录 |
| 决议 | 按正确批准及日期记录决定 |
| 变更 | 及时识别及提交所需表格 |
| 纪录 | 文件完整、有序及可取用 |
| 日历 | 清楚分配秘书、会计及税务期限 |
纪录及企业管治
应妥善保存董事会纪录、书面决议、登记册及已提交表格，银行、融资、尽职审查或出售公司时均可能需要。
文件应反映真实决定及日期，而非日后才补做的通用文件。
收费及服务界线
年费方案可包括委任、纪录维护及周年申报协助；股份转让、董事变更、配股及核证文件通常另行收费。
亦要确认政府费、注册地址、重要控制人支援、文件储存及续约价格。
更换公司秘书
公司可更换服务商，但交接应包括法定纪录、待办限期、系统权限及已申报变更。
除价格外，亦应按回应速度、解释清晰度及纪录质素选择。
建立公司纪录交接套件
把法定纪录、近期申报及即将进行的工作集中在一套最新资料，可避免公司秘书资料散落在不同电邮及档案。
- 公司注册证明书、商业登记证及组织章程细则
- 最新董事、成员、公司秘书及重要控制人登记册
- 最近周年申报表，以及其后委任、辞任或股份变动纪录
- 注册办事处资料及接收官方信件的流程
- 已知决议、申报限期及尚未完成的变更
- 客户批核人、回复要求及年度范围以外工作的收费方式
转换服务供应商及每次重大公司变更后都应核对资料套件。附日期的清单可及早显示缺漏纪录及责任。
资料核对日期: 2026-07-14. 资料来源: Hong Kong Companies Registry · Companies Registry e-Services Portal. 供应商资料可能改变，购买前请核对最新书面条款。