更换公司秘书应视为受控的法定纪录交接，而非只委任新服务商。先确认批准、申报、法定簿册、待办期限及权限，避免工作在交接中遗失。
重点摘要
- 先检视现有合约及待办期限。
- 正确批准及申报委任和离任。
- 取得完整法定纪录交接。
- 更换后核对公司登记资料。
发出通知前
检视终止条款、未付费用、文件保管、即将到期申报及未完成公司变更。
在交接日前请新服务商列明所需纪录及资料。
批准及通知变更
准备适当公司批准及指定通知，处理旧、新公司秘书安排。
使用准确生效日期，确保决议、登记及服务合约一致。
交接清单
转交法定登记册、会议纪录及决议、已提交表格、成立文件、股份文件、重要控制人纪录及合规日历。
以安全方式处理平台权限、往来及待处理申报证明。
| 范畴 | 交接证明 |
|---|---|
| 委任 | 批准及已提交变更表格 |
| 纪录 | 完整法定登记册及公司文件 |
| 期限 | 有状态及负责人的日历 |
| 权限 | 安全转交或更新平台权限 |
| 核对 | 公开及内部纪录一致 |
交接后核对
把公开公司资料与内部法定簿册及批准文件核对。
确认下一次周年申报、商业登记、公司变更及文件要求由谁处理。
建立公司纪录交接套件
把法定纪录、近期申报及即将进行的工作集中在一套最新资料，可避免公司秘书资料散落在不同电邮及档案。
- 公司注册证明书、商业登记证及组织章程细则
- 最新董事、成员、公司秘书及重要控制人登记册
- 最近周年申报表，以及其后委任、辞任或股份变动纪录
- 注册办事处资料及接收官方信件的流程
- 已知决议、申报限期及尚未完成的变更
- 客户批核人、回复要求及年度范围以外工作的收费方式
转换服务供应商及每次重大公司变更后都应核对资料套件。附日期的清单可及早显示缺漏纪录及责任。
资料核对日期: 2026-07-14. 资料来源: Hong Kong Companies Registry · Companies Registry: Annual returns. 供应商资料可能改变，购买前请核对最新书面条款。