支援范围
我们协助承接重复协调工作，减轻创办人的日常负担。
- 共享或专属私人助理
- 商务行政
- 个人助理
- 生活礼宾
- 任务跟进
适合对象
需要弹性私人助理支援但不想全职招聘的企业
需要可靠营运跟进的精简团队
JUMP+ 如何运作
厘清工作清单
分享重复工作、频率、优先次序及目前阻碍。
设置权限与审批
我们协定使用系统、权限界线、模板及审批点。
执行及检视
JUMP+ 跟进进度、汇报例外情况并定期检视工作量。
开始前先确认清晰服务范围
收费基准
报价可按时数、每月预留工作量或指定工作范围厘定，视乎所需连续性及工作量。
开始服务前
书面运作计划会确认包括工作、权限限制、回复期望、批核点及开始日期。
恒常工作清单
可把日历、电邮、文件、供应商及跟进工作整理成可预计的每月简介，并议定系统、权限及回复优先次序。
预留或项目容量
专用时数、繁忙期支持、资料搜集、活动协调或系统整理，会在了解容量及期限后报价。
把恒常行政工作建立成书面系统
当恒常工作有清晰触发条件、优先次序、范本、权限限制及完成标准，遥距私人助理及行政支援的价值会更高。
先处理可重复工作
按频率及紧急程度列出日程、通讯、文件准备、资料搜集、跟进及资料输入。需要高度判断或涉及机密的决定应由合适管理人员保留。
把指示写下来
每项工作记录触发条件、所需资料、范本、期限、批核点及完成定义。简短操作说明可减少结果不一致及反复解释。
控制权限及授权
使用具名帐户、最低所需权限，并列明助理毋须批准可进行的行动。付款、合约及敏感资料权限应严格界定。
定期覆核工作量
记录工作量、完成时间、受阻项目及恒常例外。当工作量改变时覆核服务范围，避免紧急要求长期取代必要行政。
建立有效的首月工作简介
- 先选少量高频工作，并订立可量度完成标准。
- 建立单一要求渠道、优先制度及每周覆核节奏。
- 利用香港遥距私人助理指南及行政工作外判清单比较方案。
增加行政支援能力而不失去控制
有效委派会提供足够背景及权限完成工作，同时保留清晰界限。
恒常工作的服务目录
把工作分为日程、通讯、文件、资料搜集、资料维护、供应商跟进及项目协调。每项记录频率、正常完成时间、优先次序、输入、输出及批核要求，令容量更透明，亦避免紧急要求在没有明确重新排序下，长期占用必要恒常工作的时间。
知识、权限及延续安排
把范本、程序、联络清单及状态纪录保存在公司控制的位置，使用具名帐户及最低所需权限，不应分享私人登入资料。为有时限工作指定后备及交接方法。涉及合约、付款、法律立场、雇员事项或敏感客户资料的决定，应设明确管理层批核点。
实用的首 30 天委派程序
盘点工作
列出恒常及项目工作、现有负责人、期限、问题、所需系统及应由管理层保留的工作。
记录优先工作
先为少量高频工作建立简短程序及范本，再转移更广泛工作。
受监督运行
覆核输出、受阻项目、判断事项、权限问题及实际时间，然后调整指示及授权界限。
建立覆核节奏
使用共用工作列、每周优先项目、容量检视及每月范围覆核，确保工作配合业务需要。
需要写下的委派界限
可独立完成行动
列出助理毋须批准可完成的日常行动，以及需要保存的证明。
需要批准行动
为承诺、外部讯息、采购、付款、合约及敏感纪录设定批核点。
不包括工作
指出需要其他职位或供应商的受规管意见、管理决定及专业技术工作。
良好交付应带来甚么
可见的工作列
管理层应可在一处查看恒常承诺、新要求、负责人、期限及受阻项目。优先次序改变会有明确决定，并可在重要工作遗漏前看见容量压力。
可重复的输出
经常委派的工作应使用简短程序、范本及完成证明。质素不应依赖记住私人对话；有需要时，另一名获授权人士亦可延续有时限工作。
清晰授权界限
助理应知道哪些日常行动可独立完成，以及哪些承诺、讯息、采购或敏感纪录需要批准。升级处理是良好交付的一部分，不应被视为委派失败。
服务查询
取得这项服务的书面范围及报价
告诉我们最重要的需要，我们会按资料建议实际下一步，而不是提供笼统的销售回复。
常见问题
开始前需要了解的事项
简要解答企业在选择此服务前最常提出的实际问题。
遥距私人助理或行政人员可处理甚么？
常见工作包括日历及电邮协调、文件排版、资料输入、客户跟进、供应商协调、资料搜集及定期报告。
会否由固定人员跟进？
服务模式视乎所定范围、工作时段及持续性需要。开始前应确认主要联络人及后备安排。
如何控制商业资料的存取？
应使用独立帐户、角色权限、认可的档案分享工具及书面授权限制，避免分享不受限制的密码。
遥距私人助理服务如何收费？
可按时数、每月工作范围或预留容量收费，并应确认包括时数、余额、紧急工作及额外费用。