薪酬外判需要僱主與服務商共同執行受控每月流程。首次出糧前，先定義輸入、截數、審批、付款權、員工查詢及例外處理。
重點摘要
- 記錄所有恆常及變動薪酬資料。
- 付款批准保留予獲授權僱主人員。
- 把薪酬與強積金、假期及入離職連接。
- 限制資料權限並保留完整紀錄。
建立員工資料
確認身份、入職日、合約、薪金、津貼、銀行資料、假期及供款資料。
使用受控方法提交獲授權變更，不應以未核證訊息更改銀行或薪金。
設定每月日曆
公布新入職、離職、假期、超時、佣金、花紅、扣款及報銷的截數日。
定義遲交資料的處理及誰可批准例外。
覆核及付款監控
服務商可按範圍準備計算、差異報告、糧單及付款檔案。
僱主應覆核重大變更，並由合適人員保留最終付款權。
| 監控 | 負責人 | 證明 |
|---|---|---|
| 輸入變更 | 獲授權僱主聯絡人 | 已批准變更紀錄 |
| 計算 | 薪酬處理者 | 薪酬及差異報告 |
| 覆核 | 僱主批准人 | 書面批准 |
| 付款 | 獲授權僱主人員 | 銀行批准紀錄 |
| 存檔 | 協定相關人士 | 限制權限薪酬檔案 |
保安及持續服務
只讓指定人士存取薪酬資料，使用安全傳輸並記錄提交、變更、覆核及批准。
記錄後備聯絡人、事故處理、員工查詢及修正流程。
準備每月薪酬控制資料
清楚列明輸入資料、批核及限期，薪酬行政才可穩定運作。外判或轉換供應商前，先建立可重複使用的控制套件。
- 最新僱員名單、薪酬項目、工作安排及銀行付款方式
- 新入職、離職、假期、佣金、加班及扣款的截止日期
- 強積金狀況，以及登記、供款變更及終止安排
- 所需糧單、報告、付款檔案及會計分錄
- 指定準備、覆核及最終批核人，連同後備聯絡
- 更正程序、資料保存規則及安全傳送方式
首個周期應進行平行覆核並記錄每個例外。薪酬規則、人數或批核責任有變時更新資料。
資料核對日期: 2026-07-14. 資料來源: Labour Department: Employment Ordinance · Labour Department: Wage and employment records · MPFA: Guidance for employers. 供應商資料可能改變，購買前請核對最新書面條款。