支援範圍
我們協助承接重複協調工作，減輕創辦人的日常負擔。
- 共享或專屬私人助理
- 商務行政
- 個人助理
- 生活禮賓
- 任務跟進
適合對象
需要彈性私人助理支援但不想全職招聘的企業
需要可靠營運跟進的精簡團隊
JUMP+ 如何運作
釐清工作清單
分享重複工作、頻率、優先次序及目前阻礙。
設定權限與審批
我們協定使用系統、權限界線、範本及審批點。
執行及檢視
JUMP+ 跟進進度、匯報例外情況並定期檢視工作量。
開始前先確認清晰服務範圍
收費基準
報價可按時數、每月預留工作量或指定工作範圍釐定，視乎所需延續性及工作量。
開始服務前
書面運作計劃會確認包括工作、權限限制、回覆期望、批核點及開始日期。
恆常工作清單
可把日曆、電郵、文件、供應商及跟進工作整理成可預計的每月簡介，並議定系統、權限及回覆優先次序。
預留或項目容量
專用時數、繁忙期支援、資料搜集、活動協調或系統整理，會在了解容量及期限後報價。
把恆常行政工作建立成書面系統
當恆常工作有清晰觸發條件、優先次序、範本、權限限制及完成標準，遙距私人助理及行政支援的價值會更高。
先處理可重複工作
按頻率及緊急程度列出日程、通訊、文件準備、資料搜集、跟進及資料輸入。需要高度判斷或涉及機密的決定應由合適管理人員保留。
把指示寫下來
每項工作記錄觸發條件、所需資料、範本、期限、批核點及完成定義。簡短操作說明可減少結果不一致及反覆解釋。
控制權限及授權
使用具名帳戶、最低所需權限，並列明助理毋須批准可進行的行動。付款、合約及敏感資料權限應嚴格界定。
定期覆核工作量
記錄工作量、完成時間、受阻項目及恆常例外。當工作量改變時覆核服務範圍，避免緊急要求長期取代必要行政。
建立有效的首月工作簡介
- 先選少量高頻工作，並訂立可量度完成標準。
- 建立單一要求渠道、優先制度及每周覆核節奏。
- 利用香港遙距私人助理指南及行政工作外判清單比較方案。
增加行政支援能力而不失去控制
有效委派會提供足夠背景及權限完成工作，同時保留清晰界限。
恆常工作的服務目錄
把工作分為日程、通訊、文件、資料搜集、資料維護、供應商跟進及項目協調。每項記錄頻率、正常完成時間、優先次序、輸入、輸出及批核要求，令容量更透明，亦避免緊急要求在沒有明確重新排序下，長期佔用必要恆常工作的時間。
知識、權限及延續安排
把範本、程序、聯絡清單及狀態紀錄保存在公司控制的位置，使用具名帳戶及最低所需權限，不應分享私人登入資料。為有時限工作指定後備及交接方法。涉及合約、付款、法律立場、僱員事項或敏感客戶資料的決定，應設明確管理層批核點。
實用的首 30 天委派程序
盤點工作
列出恆常及項目工作、現有負責人、期限、問題、所需系統及應由管理層保留的工作。
記錄優先工作
先為少量高頻工作建立簡短程序及範本，再轉移更廣泛工作。
受監督運行
覆核輸出、受阻項目、判斷事項、權限問題及實際時間，然後調整指示及授權界限。
建立覆核節奏
使用共用工作列、每周優先項目、容量檢視及每月範圍覆核，確保工作配合業務需要。
需要寫下的委派界限
可獨立完成行動
列出助理毋須批准可完成的日常行動，以及需要保存的證明。
需要批准行動
為承諾、外部訊息、採購、付款、合約及敏感紀錄設定批核點。
不包括工作
指出需要其他職位或供應商的受規管意見、管理決定及專業技術工作。
良好交付應帶來甚麼
可見的工作列
管理層應可在一處查看恆常承諾、新要求、負責人、期限及受阻項目。優先次序改變會有明確決定，並可在重要工作遺漏前看見容量壓力。
可重複的輸出
經常委派的工作應使用簡短程序、範本及完成證明。質素不應依賴記住私人對話；有需要時，另一名獲授權人士亦可延續有時限工作。
清晰授權界限
助理應知道哪些日常行動可獨立完成，以及哪些承諾、訊息、採購或敏感紀錄需要批准。升級處理是良好交付的一部分，不應被視為委派失敗。
服務查詢
取得這項服務的書面範圍及報價
告訴我們最重要的需要，我們會按資料建議實際下一步，而不是提供籠統的銷售回覆。
常見問題
開始前需要了解的事項
簡要解答企業在選擇此服務前最常提出的實際問題。
遙距私人助理或行政人員可處理甚麼？
常見工作包括日曆及電郵協調、文件排版、資料輸入、客戶跟進、供應商協調、資料搜集及定期報告。
會否由固定人員跟進？
服務模式視乎所定範圍、工作時段及持續性需要。開始前應確認主要聯絡人及後備安排。
如何控制商業資料的存取？
應使用獨立帳戶、角色權限、認可的檔案分享工具及書面授權限制，避免分享不受限制的密碼。
遙距私人助理服務如何收費？
可按時數、每月工作範圍或預留容量收費，並應確認包括時數、餘額、緊急工作及額外費用。