公司秘書協助管理法定行政、紀錄及申報。這是法律要求，並非一般辦公室行政職位；董事仍須對公司管理及合規負責。
重點摘要
- 公司秘書工作屬企業管治及合規，並非一般行政。
- 全年持續更新法定登記冊及決議紀錄。
- 在限期迫近前先處理公司變更。
- 委任前比較年費包括項目及個別交易收費。
公司秘書的角色
公司秘書協助保存法定紀錄、準備管治文件及提交所需表格；董事仍負責公司管理及確保合規。
此職位不等同私人助理或行政秘書，重點是公司的法律及法定行政。
每年主要責任
恆常工作包括更新登記冊、協助周年申報、記錄董事或股東決定，以及監察需要通知的變更。
稅務、會計、審計及商業登記續期與公司管理相關，但不一定包括在秘書服務內。
處理公司變更
董事、股東、註冊地址、公司名稱、股本或章程變動均需正確批准、記錄及申報。
應在交易前通知公司秘書，避免事後補文件令合約、內部紀錄及公開資料不一致。
| 責任 | 良好支援應做到 |
|---|---|
| 周年申報 | 提早核對資料及準備提交 |
| 登記冊 | 持續更新董事、股東及其他法定紀錄 |
| 決議 | 按正確批准及日期記錄決定 |
| 變更 | 及時識別及提交所需表格 |
| 紀錄 | 文件完整、有序及可取用 |
| 日曆 | 清楚分配秘書、會計及稅務期限 |
紀錄及企業管治
應妥善保存董事會紀錄、書面決議、登記冊及已提交表格，銀行、融資、盡職審查或出售公司時均可能需要。
文件應反映真實決定及日期，而非日後才補做的通用文件。
收費及服務界線
年費方案可包括委任、紀錄維護及周年申報協助；股份轉讓、董事變更、配股及核證文件通常另行收費。
亦要確認政府費、註冊地址、重要控制人支援、文件儲存及續約價格。
更換公司秘書
公司可更換服務商，但交接應包括法定紀錄、待辦限期、系統權限及已申報變更。
除價格外，亦應按回應速度、解釋清晰度及紀錄質素選擇。
資料核對日期: 2026-07-13. 資料來源: Hong Kong Companies Registry · Companies Registry e-Services Portal. 供應商資料可能改變，購買前請核對最新書面條款。