更換公司秘書應視為受控的法定紀錄交接，而非只委任新服務商。先確認批准、申報、法定簿冊、待辦期限及權限，避免工作在交接中遺失。
重點摘要
- 先檢視現有合約及待辦期限。
- 正確批准及申報委任和離任。
- 取得完整法定紀錄交接。
- 更換後核對公司登記資料。
發出通知前
檢視終止條款、未付費用、文件保管、即將到期申報及未完成公司變更。
在交接日前請新服務商列明所需紀錄及資料。
批准及通知變更
準備適當公司批准及指定通知，處理舊、新公司秘書安排。
使用準確生效日期，確保決議、登記及服務合約一致。
交接清單
轉交法定登記冊、會議紀錄及決議、已提交表格、成立文件、股份文件、重要控制人紀錄及合規日曆。
以安全方式處理平台權限、往來及待處理申報證明。
| 範疇 | 交接證明 |
|---|---|
| 委任 | 批准及已提交變更表格 |
| 紀錄 | 完整法定登記冊及公司文件 |
| 期限 | 有狀態及負責人的日曆 |
| 權限 | 安全轉交或更新平台權限 |
| 核對 | 公開及內部紀錄一致 |
交接後核對
把公開公司資料與內部法定簿冊及批准文件核對。
確認下一次周年申報、商業登記、公司變更及文件要求由誰處理。
建立公司紀錄交接套件
把法定紀錄、近期申報及即將進行的工作集中在一套最新資料，可避免公司秘書資料散落在不同電郵及檔案。
- 公司註冊證明書、商業登記證及組織章程細則
- 最新董事、成員、公司秘書及重要控制人登記冊
- 最近周年申報表，以及其後委任、辭任或股份變動紀錄
- 註冊辦事處資料及接收官方信件的流程
- 已知決議、申報限期及尚未完成的變更
- 客戶批核人、回覆要求及年度範圍以外工作的收費方式
轉換服務供應商及每次重大公司變更後都應核對資料套件。附日期的清單可及早顯示缺漏紀錄及責任。
資料核對日期: 2026-07-14. 資料來源: Hong Kong Companies Registry · Companies Registry: Annual returns. 供應商資料可能改變，購買前請核對最新書面條款。