核心组合范围
- 担任指定公司秘书
- 标准法定记录维护
- 准备周年申报表，政府提交费另计
- 按所选虚拟办公室方案使用注册办事处及商业登记地址
- 按所选方案收取邮件及发送通知
- 协调合规日程与重要邮件流程
另行确认及报价
- 公司注册成立
- 因公司事项而产生的变更工作
- 超出方案的邮件扫描、转寄及工作空间使用
- 银行协助及专业转介
适合对象
- 进入香港或马来西亚市场的海外及内地客户
- 需要合规申报支援的本地公司
- 需要地址及文件处理服务的团队
我们结合设立及持续支援，协助企业减少营运断点。
检视公司现况
分享现任公司秘书、地址用途、待办期限及邮件需要。
确认各方责任
我们记录定期秘书工作、地址方案、邮件流程及额外用量。
启用及检视
我们协调交接、验证、通知及定期合规日程。
开始前先确认清晰服务范围
收费基准
报价按公司秘书事项、所选地址及邮件方案，以及预计服务用量厘定。
开始服务前
书面服务范围会确认各方责任、定期费用、额外收费及启用时间。
协调注册地址及公司合规日程
把公司秘书及虚拟办公室支援结合，可减少交接；前提是责任、地址准许用途、邮件升级处理及申报负责人均有清晰书面纪录。
列出每项责任
列明由谁监察申报、准备决议、保存纪录、收取邮件、通知公司及处理紧急官方信件。综合服务仍应为每项工作指定清晰负责人。
把邮件连接期限
建立识别政府、银行、法律及其他有时限信件的流程，指定获授权收件人，并界定重要邮件需要多快扫描或升级处理。
保持公司资料一致
董事、股东、联络资料或地址有变时，按受控次序更新相关纪录及供应商，并保留一份已批准的最新公司资料来源。
覆核不包括项目及额外使用
分开确认会议室、工作空间、转寄、扫描、按事件公司变更及专业意见。综合套餐不代表自动包括所有相关服务。
为合规、地址及邮件建立一份控制图
组合服务的价值在于减少重复交接，同时不模糊每项责任由谁负责。营运模式应把公司变更、期限及官方通讯连成一个更容易控制的流程。
单一责任及升级处理图
列出恒常申报、按事件公司变更、地址文件、邮件收取、通知、扫描、转寄及紧急通讯。每项指定负责人、后备、目标回应及批核点。官方信件应按连接公司日程的升级渠道处理，令地址收到的讯息转化为已分派行动，而不只是独立通知。控制图亦应说明一般通知使用哪个渠道、哪些事项需要立即联络，以及未解决项目何时由服务团队升级至董事。
受控的公司资料变更
保存一份公司秘书、地址供应商、会计师、银行及管理层共用的已批准公司资料。高级人员、股东、联络人或地址改变时，记录批准、申报、通知供应商及更新纪录的程序次序，并按完整清单确认完成，不应假设一次申报会自动更新所有机构。具名负责人应核对已修订登记册、申报证明、地址指示、银行纪录及内部联络清单；在相关机构确认更新前，例外项目应保持未完成状态。
如何建立协调服务
整合纪录
覆核公司登记册、申报日期、地址用途、获授权联络人、邮件历史、待处理变更及现有供应商承诺。
分配责任
建立服务矩阵、升级规则、批核联络人、回应期望及安全文件位置。
启动流程
完成核实、转移纪录、按正确次序更新地址，并测试邮件及期限通知。
共同覆核
以一次定期覆核处理未来申报、公司变更、未解决邮件、获授权人士、用量及额外收费。
组合服务不等于不限量
核心协调
列明套餐包括哪些恒常公司秘书行政、地址使用及标准邮件处理。
按事件及用量收费
列出公司变更、转寄、扫描、电话、房间、储存及其他按事件或用量收费工作。
专业服务
法律、税务、审计、牌照及其他合资格专业意见应保留独立范围及责任。
良好交付应带来甚么
单一营运检视
未来申报、公司变更、地址使用、重要邮件及获授权联络人应一并覆核。管理层可看见官方信件、所需决定及其后公司行动之间的依赖。
减少重复交接
已批准公司资料及证明应经一个受控流程传送，公司秘书、地址团队及管理层不应重复索取相同文件或保存互相冲突的版本。
分开透明收费
套餐应分开恒常协调、按事件公司工作，以及按用量邮件、电话或空间服务。组合交付应令行政更清晰，而不是隐藏额外活动成本。
组合服务查询
以书面确认公司秘书及地址服务范围
请提供公司状况、偏好地址地点、邮件需要及现有服务供应商交接资料。我们会清楚分开恒常及选购工作。
常见问题
开始前需要了解的事项
简要解答企业在选择此服务前最常提出的实际问题。
为何把公司秘书与虚拟办公室服务组合？
组合服务可简化法定邮件、注册地址行政、公司纪录及恒常合规沟通。
两项服务必须由同一供应商提供吗？
不需要。两者属独立服务，但在责任及纪录清晰的情况下，由同一团队协调可减少交接遗漏。
官方邮件如何处理？
议定流程应涵盖接收、通知、领取、扫描或转寄、保存期限，以及政府或法律急件的处理方式。
公司成长后可以更改方案吗？
地址、邮件、工作空间及公司秘书支援可按交易量、团队及合规需要的变化重新检视。