核心組合範圍
- 擔任指定公司秘書
- 標準法定記錄維護
- 準備周年申報表，政府提交費另計
- 按所選虛擬辦公室方案使用註冊辦事處及商業登記地址
- 按所選方案收取郵件及發送通知
- 協調合規日程與重要郵件流程
另行確認及報價
- 公司註冊成立
- 因公司事項而產生的變更工作
- 超出方案的郵件掃描、轉寄及工作空間使用
- 銀行協助及專業轉介
適合對象
- 進入香港或馬來西亞市場的海外及內地客戶
- 需要合規申報支援的本地公司
- 需要地址及文件處理服務的團隊
我們結合設立及持續支援，協助企業減少營運斷點。
檢視公司現況
分享現任公司秘書、地址用途、待辦期限及郵件需要。
確認各方責任
我們記錄定期秘書工作、地址方案、郵件流程及額外用量。
啟用及檢視
我們協調交接、驗證、通知及定期合規日程。
開始前先確認清晰服務範圍
收費基準
報價按公司秘書事項、所選地址及郵件方案，以及預計服務用量釐定。
開始服務前
書面服務範圍會確認各方責任、定期費用、額外收費及啟用時間。
協調註冊地址及公司合規日程
把公司秘書及虛擬辦公室支援結合，可減少交接；前提是責任、地址准許用途、郵件升級處理及申報負責人均有清晰書面紀錄。
列出每項責任
列明由誰監察申報、準備決議、保存紀錄、收取郵件、通知公司及處理緊急官方信件。綜合服務仍應為每項工作指定清晰負責人。
把郵件連接期限
建立識別政府、銀行、法律及其他有時限信件的流程，指定獲授權收件人，並界定重要郵件需要多快掃描或升級處理。
保持公司資料一致
董事、股東、聯絡資料或地址有變時，按受控次序更新相關紀錄及供應商，並保留一份已批准的最新公司資料來源。
覆核不包括項目及額外使用
分開確認會議室、工作空間、轉寄、掃描、按事件公司變更及專業意見。綜合套餐不代表自動包括所有相關服務。
為合規、地址及郵件建立一份控制圖
組合服務的價值在於減少重複交接，同時不模糊每項責任由誰負責。營運模式應把公司變更、期限及官方通訊連成一個更容易控制的流程。
單一責任及升級處理圖
列出恆常申報、按事件公司變更、地址文件、郵件收取、通知、掃描、轉寄及緊急通訊。每項指定負責人、後備、目標回應及批核點。官方信件應按連接公司日程的升級渠道處理，令地址收到的訊息轉化為已分派行動，而不只是獨立通知。控制圖亦應說明一般通知使用哪個渠道、哪些事項需要立即聯絡，以及未解決項目何時由服務團隊升級至董事。
受控的公司資料變更
保存一份公司秘書、地址供應商、會計師、銀行及管理層共用的已批准公司資料。高級人員、股東、聯絡人或地址改變時，記錄批准、申報、通知供應商及更新紀錄的程序次序，並按完整清單確認完成，不應假設一次申報會自動更新所有機構。具名負責人應核對已修訂登記冊、申報證明、地址指示、銀行紀錄及內部聯絡清單；在相關機構確認更新前，例外項目應保持未完成狀態。
如何建立協調服務
整合紀錄
覆核公司登記冊、申報日期、地址用途、獲授權聯絡人、郵件歷史、待處理變更及現有供應商承諾。
分配責任
建立服務矩陣、升級規則、批核聯絡人、回應期望及安全文件位置。
啟動流程
完成核實、轉移紀錄、按正確次序更新地址，並測試郵件及期限通知。
共同覆核
以一次定期覆核處理未來申報、公司變更、未解決郵件、獲授權人士、用量及額外收費。
組合服務不等於不限量
核心協調
列明套餐包括哪些恆常公司秘書行政、地址使用及標準郵件處理。
按事件及用量收費
列出公司變更、轉寄、掃描、電話、房間、儲存及其他按事件或用量收費工作。
專業服務
法律、稅務、審計、牌照及其他合資格專業意見應保留獨立範圍及責任。
良好交付應帶來甚麼
單一營運檢視
未來申報、公司變更、地址使用、重要郵件及獲授權聯絡人應一併覆核。管理層可看見官方信件、所需決定及其後公司行動之間的依賴。
減少重複交接
已批准公司資料及證明應經一個受控流程傳送，公司秘書、地址團隊及管理層不應重複索取相同文件或保存互相衝突的版本。
分開透明收費
套餐應分開恆常協調、按事件公司工作，以及按用量郵件、電話或空間服務。組合交付應令行政更清晰，而不是隱藏額外活動成本。
組合服務查詢
以書面確認公司秘書及地址服務範圍
請提供公司狀況、偏好地址地點、郵件需要及現有服務供應商交接資料。我們會清楚分開恆常及選購工作。
常見問題
開始前需要了解的事項
簡要解答企業在選擇此服務前最常提出的實際問題。
為何把公司秘書與虛擬辦公室服務組合？
組合服務可簡化法定郵件、註冊地址行政、公司紀錄及恆常合規溝通。
兩項服務必須由同一供應商提供嗎？
不需要。兩者屬獨立服務，但在責任及紀錄清晰的情況下，由同一團隊協調可減少交接遺漏。
官方郵件如何處理？
議定流程應涵蓋接收、通知、領取、掃描或轉寄、保存期限，以及政府或法律急件的處理方式。
公司成長後可以更改方案嗎？
地址、郵件、工作空間及公司秘書支援可按交易量、團隊及合規需要的變化重新檢視。