發出通知前的準備
覆核現有委任、通知期、未付費用、文件發放條款及正在處理的公司工作。在確定舊服務結束日期前，先與新服務供應商確認擬定生效日期。
建立期限清單，包括周年申報表、商業登記續期、稅務信件、公司變更，以及任何等待簽署或證明文件的申報。
- 現行法定登記冊及公司紀錄
- 最近周年申報表、表格、決議及提交收據
- 待辦期限、信件及公司變更
- 獲授權指示聯絡人及批准安排
控制交接文件
交接應涵蓋成立公司文件、公司章程、登記冊、會議紀錄或書面決議、已提交表格、證書、重要控制人紀錄，以及公司所使用的安全文件索引。
公司應記錄已要求及已收到的項目、版本或生效日期，以及任何欠缺文件。公開申報紀錄並不能取代公司的內部法定紀錄。
確認範圍、費用及首次覆核
JumpPlus Standard指定公司秘書服務每年HK$2,520。政府費用、更正、逾期事項、額外申報、公司變更及特殊交接工作會另行以書面確認。
委任後，應把交接紀錄與現任董事、股東、註冊辦事處、股本、重要控制人及申報日期核對。首次覆核應列出缺口，並為每項行動指定負責人及期限。
常見問題
香港公司可否更換公司秘書？
可以。公司應完成所需批准、申報及紀錄交接，並清楚確認舊任及新任的委任日期。
舊服務供應商應交出哪些紀錄？
交接應涵蓋為公司保存的法定紀錄、已提交表格、決議、證書、期限資料及待辦工作。
交接是否包括在每年HK$2,520費用內？
HK$2,520是年度指定公司秘書服務費。轉換工作、欠缺紀錄重建、更正及額外申報會另行以書面確認。
相關服務及指南
官方參考資料
政府費用及法定要求可能更改。申報或購買前，應核對現行書面報價及相關政府部門資料。